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Cómo Iniciar Mi Empresa Exitosa - ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

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Índice de Artículos
Cómo Iniciar Mi Empresa Exitosa
QUIEN NO DEBERÍA COMENZAR UN NEGOCIO
PASOS PARA COMENZAR UN NEGOCIO.
CONOCIMIENTO DE SU CLIENTELA
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

Pasando a otro punto del plan de negocios, tenemos el que se refiere a la organización y administración del negocio. En este punto debemos poder describir cómo planeamos iniciar nuestra empresa, con qué personal, describiendo las actividades que llevará a cabo cada uno (descripción de puestos), horarios, responsabilidades, forma de pago, capacitación, etc. También deberíamos describir los procesos administrativos y establecer políticas y procedimientos para nuestra empresa.

En muchas ocasiones, cuando la gente inicia un negocio no es una experta en administración; sin embargo, la falta de una buena administración es una de las razones más grandes del fracaso de los nuevos negocios. Por esta razón si no son buenos administradores, les recomiendo que tomen algunos cursos de contabilidad y administración o contraten un despacho de contabilidad que les ayude con el cálculo de sus impuestos y de su flujo de efectivo para poder llevar organizadamente sus pagos, ventas, gastos, inventario, cobranza, etc.

FINANZAS

Las Finanzas es una de las partes criticas de iniciar un negocio, estas tienen que ver con el cómo van a reunir el dinero suficiente para; adquirir los equipos y materiales necesarios para comenzar, cubrir los gastos y costos de operación y sostener a la familia por los meses o años necesarios hasta que el negocio empiece a generar el suficiente dinero para sostenerse y sostenerles a ustedes.

Cuando se inicia un negocio es muy difícil obtener préstamos de los bancos, o de otras instituciones del gobierno, es más fácil obtener préstamos de nuestros amigos o familiares o en ocasiones de los mismos proveedores del equipo o materiales. Sin embargo debemos establecer una buena relación con los banqueros para que en un futuro estos le apoyen con créditos.

Es de suma importancia llevar un buen control de sus ingresos (entradas) y egresos (salidas) para evitar problemas financieros durante la existencia del negocio.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Cuando estemos elaborando nuestro plan de negocios debemos describir en lo más posible, los procesos de producción, administración, ventas, servicio al cliente, cobranza, comisiones, etc. así como las políticas y procedimientos del negocio. Estos nos van a ayudar a organizar nuestra compañía más eficientemente para servir mejor a nuestros clientes y para evitar problemas y malentendidos dentro de la organización.

MERCADOTECNIA

Casi les podría decir que no deberían iniciar su negocio sin antes haber escrito un plan de mercadotecnia. Este debe ser incluido dentro del plan de negocios, y debe incluir un análisis de fuerzas y debilidades de su negocio, conocimiento de su clientela, descripción de sus productos y servicios en detalle, descripción de sus competencia, análisis de su ventaja competitiva (lo que los diferencia de la competencia), presupuestos a invertir en publicidad y promociones y métodos de medición y evaluación de su campaña publicitaria. Aquí es muy importante que estudiemos todas las herramientas de mercadotecnia que podemos aplicar en nuestro negocio, muchas veces nuestra guía a que debemos hacer es la misma competencia. Algunos de los instrumentos a considerar son: televisión, radio, periódicos, una página en el Internet, e-mails, volantes, cupones, organizar y asistir a seminarios, contratar vendedores, mandar cartas, elaborar demostraciones, poner anuncios fuera del negocio, o en los autobuses, etc.

Apliquen un poco de sentido común y sobre todo investiguen bien antes de decidir cuales medios de publicidad y promoción van a utilizar.

LICENCIAS Y PERMISOS.  

Para explicar el punto de licencias y permisos, voy a utilizar un diagrama, que muestra los pasos a seguir en general en el momento de iniciar un negocio:
Si usted ha escogido iniciar como propietarios únicos, siga la línea punteada y si es una sociedad o corporación seguir la línea continua gruesa.

Ver diagrama adjunto: Licencias y Permisos que se requieren para Iniciar un Negocio

No todos los tipos de negocios tiene que seguir todos los pasos en este diagrama, ustedes deberán analizar y realizar los trámites necesarios para su caso particular, como por ejemplo si ustedes van a comprar y revender productos entonces necesitan obtener su "RESALE #" permiso de compra venta para la declaración de los impuestos; por otro lado si van a tener empleados deberán tramitar sus "EMPLOYER ID" federal y estatal; y también muy importante es investigar si requieren licencias o permisos especiales para su negocio, como es el caso de restaurantes, los cuales requieren permisos e inspecciones de los bomberos y de la ciudad, así como para venta de bebidas alcohólicas. Esta es una lista general de trámites a seguir, ustedes deberán investigar que otros trámites o permisos necesitan en la ciudad donde piensen iniciar su negocio, algunas ciudades piden más licencias que otras y también cobran más que otras. Les recomiendo que sigan este orden para evitar algunos problemas de tiempo y económicos.

INFORMACIÓN DE SOPORTE.

El último punto que vamos a explicar en este artículo es el referente a la  información de soporte, lo que significa anexar todo lo que ustedes crean conveniente para apoyar su plan de negocio, algunos documentos que se deberían incluir son: estimaciones financieras, cotizaciones, contratos, estudios de mercado, diagramas de su negocio, seguros, catálogos, diseños, artículos relacionados con su negocio, curriculum de los propietarios, pago de impuestos, récords de crédito, etc., etc. Esta información es muy importante sobre todo si ustedes van a utilizar el plan de negocios para obtener apoyo financiero a través de un préstamo o de un inversionista.
Con esto damos por terminada la explicación general del contenido de un plan de negocios. Como les mencione al principio de este artículo, la planeación es una parte muy importante cuando queremos iniciar un negocio, sobre todo si queremos evitarnos problemas y gastos no necesarios.

Ing. Eduardo Figueroa, MBA
Autor y consultor de negocios
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